Als werkgever bent u wettelijk verplicht om bepaalde gegevens van uw werknemers vast te leggen in een personeelsdossier. En tegelijkertijd mag u veel ook niet bewaren. Wat zijn de regels?
Verschillende stukken
In het personeelsdossier neemt u ten minste de arbeidsovereenkomst op en een kopie van het legitimatiebewijs. Verder kunt u ook beoordelingsstukken, een cv, diploma’s en de registratie van het ziekteverzuim aan het dossier toevoegen. Beoordelingsstukken neemt u bijvoorbeeld op, omdat ze belangrijk zijn tijdens een ontslagprocedure. Bent u niet (meer) tevreden over uw medewerker en is dat een reden voor ontslag dan moet u dat als werkgever kunnen aantonen. De stukken van beoordelingsgesprekken kunnen daarbij een belangrijke rol spelen. Let wel op dat het dossier valt onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens; de gegevens zijn alleen ter inzage voor de werkgever en de medewerker zelf. Het personeelsdossier bestaat uit drie dossiers:
•het individuele personeelsdossier
•het salarisdossier
•het collectief personeelsdossier.
Individueel dossier
Het individuele dossier bevat een zogenoemde stamkaart. Hierop zet je in het kort de meest relevante gegevens: functie, naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, banknummer, nationaliteit, geboorteplaats en de datum van indiensttreding. Met behulp van een stamkaart of stamblad kun je personeelsdossiers overzichtelijk houden. In het individueel dossier zitten tevens stukken die betrekking hebben op de volgende onderwerpen:
•de arbeidsovereenkomst en de arbeidsvoorwaarden
•de functieomschrijving, het loopbaantraject en gevolgde opleidingen
•de verslagen van beoordelingsgesprekken
•financiële informatie
•informatie die privacygevoelig is
•sollicitatiebrief
•opleidingsplannen
•kopieĂ«n van diploma’s en certiÂficaten.
De bepaalde gegevens (zoals levensovertuiging, ras, seksuele geaardheid) mogen niet zonder meer in het personeelsdossier worden opgenomen – tenzij de werknemer toestemming heeft gegeven of het door de wet uitdrukkelijk toegestaan wordt.
Salarisdossier
Het salarisdossier, dat over het algemeen in het personeelsinformatiesysteem is opgeslagen, bevat onder andere de volgende gegevens:
•gegevens met betrekking tot salaris, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d.
•werknemersverklaring, loonbelasting
•pensioengegevens
•verzekeringen
•kopieën salarisstroken, jaaropgaven.
Collectief personeelsdossier
In het collectieve personeelsdossier worden gegevens van alle werknemers opgeslagen. Denk aan:
•ziek- en herstelmeldingen
•correspondentie omtrent de zieke, zowel met het UWV, als de arbodienst als met de medewerker (met uitzondering van privacygevoelige informatie)
•kopie stamkaarten
•vakantiekaarten per medewerker.
Bewaarplicht
Een dossier mag u niet zomaar vernietigen. De verschillende documenten vragen om verschillende bewaartermijnen:
•Maximaal 1 jaar na einde dienstverband: alle sollicitatiegegevens: een sollicitatiebrief of -formulier, een psychologisch onderzoek, een getuigschrift, een bewijs van goed gedrag en andere referenties.
•Maximaal twee jaar na einde dienstverband arbeidsovereenkomst, correspondentie over benoeming en ontslag, verslagen van functioneringsgesprekken en gegevens over ziekte. Daarnaast alle documenten waarover geen wettelijke bewaartermijn is afgesproken.
•Minimaal 5 jaar na einde dienstverband: kopie identiteitsbewijs en loonbelastingverklaringen.
•Minimaal 7 jaar na einde dienstverband: salarisafspraken, aanvullende arbeidsafspraken en arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap (voor de belastingen).