Lees verder

Moeten de dossiers ook tijdens de visitatie voldoen aan de eisen van de kwaliteitstoets?

Een goede dossiervoering vormt de basis van de kwaliteitscyclus. Dat is ook de reden dat de kwaliteitstoets het vertrekpunt blijft van de cyclus voor praktijken die nog geen geldig certificaat kwaliteitstoets logopedie hebben. We gaan er bij de visitatie vanuit dat de praktijk de dossiervoering op orde heeft. De focus ligt daarom op de eigen dossieranalyse en niet op dossiercontrole. Dit betekent niet dat de dossiers niet hoeven te voldoen aan de geldende richtlijnen. Blijken dossiers tijdens de visitatie structureel niet op orde, dan zal de auditor er op aansturen om doelen op te stellen om de dossiervoering te verbeteren.

Plan van aanpak: Worden in het plan van aanpak doelen op individueel of praktijkniveau geformuleerd?

In het plan van aanpak worden alleen doelen op praktijkniveau gesteld. Het is aan de praktijk om te zorgen voor implementatie bij alle medewerkers.

Probleemdossiers: Worden tijdens het kwaliteitsgesprek de probleemdossiers uit de zelfevaluatie opnieuw besproken?

Nee. Tijdens het kwaliteitsgesprek wordt de doelen en plan van aanpak besproken. Het gaat niet om de verbetering binnen een specifiek dossier, maar om de verbetering van het werkproces binnen de praktijk.

Probleemdossiers: Hoe en wanneer moeten de probleemdossiers worden aangeleverd?

De probleemdossiers worden niet aangeleverd aan het auditbureau. Iedere medewerker van de praktijk kiest zelf zijn/haar eigen probleemdossiers uit en analyseert de knelpunten. Vervolgens wordt in een praktijkoverleg gekeken welke patronen er te ontdekken zijn. Je gaat op zoek naar stappen uit het methodisch handelen of bijvoorbeeld een richtlijn waar praktijkbreed vragen/onduidelijkheden/moeilijkheden mee zijn. Van dit overleg worden notulen gemaakt. Hieruit moet blijken dat iedere medewerker 2 dossiers heeft geanalyseerd.

Auditor: Hoe beoordeelt de auditor tijdens de visitatie?

De auditor heeft bij een kwaliteitstoets en bij een visitatie een andere rol. Tijdens de kwaliteitstoets toetst de auditor aan de hand van de criteria of de praktijk voldoet aan de gestelde eisen en de dossiers worden getoetst. Tijdens de visitatie (en de kwaliteitsgesprekken) is de auditor meer een coach. Aan de hand van de vooraf ingevulde zelfevaluatie gaan de logopedisten en de auditor in gesprek. Tijdens de audit concretiseert de praktijk de doelen, acties en tijdspad. De auditor ondersteunt de praktijk hierbij.

Aantal deelnemers: Hoe veel logopedisten mogen aanwezig zijn bij een visitatie en kwaliteitsgesprek?

Tijdens de uitvoering van de kwaliteitstoets, visitatie en/of kwaliteitsgesprekken is er minimaal Ć©Ć©n praktijkeigenaar aanwezig. Bij een praktijk met meerdere medewerkers zijn er minimaal Ć©Ć©n en maximaal twee van de medewerkers aanwezig. Hier is voor gekozen omdat er maar 1 auditor aanwezig is bij de visitatie. Anders is de verhouding tussen auditbureau en praktijk zoek.

Kosten: Waarom zijn de kosten voor de kwaliteitscyclus voor alle praktijken, ongeacht grootte, gelijk?

De tijdsinvestering voor een auditor is voor elke praktijk gelijk ongeacht de omvang van de praktijk. Alle praktijken profiteren daarnaast van verlenging van certificaat van 2 naar 3 jaar. De voorbereiding van de kwaliteitscyclus en de tijd voor implementatie van verbeteringen vergt van grote praktijken aanzienlijk meer tijd dan van een kleine praktijk.

Kosten: Wat kost de kwaliteitscyclus voor praktijken die de kwaliteitstoets al een keer gedaan hebben?

De kosten zijn voor de 3-jarige cyclus ongeveer 550 euro exclusief btw per jaar. Opbouw 1 keer vistiatie: 4 uur. 2 keer kwaliteitsgesprek: 2 uur. Bij nieuwe praktijklocaties komen er extra kosten voor praktijkbezoek bij.

Stappenplan dossieranalyse: Heeft de NVLF een stappenplan voor het uitvoeren van het onderdeel dossieranalyse van de kwaliteitscyclus.

Nee. De praktijk is vrij om een eigen aanpak te kiezen.

Verlopen Certificaat: Ons certificaat van de kwaliteitstoets is verlopen. We willen nu graag starten met de kwaliteitscyclus. Kan dit?

Ja. Ook met een verlopen certificaat is het mogelijk om te starten met de kwaliteitscyclus. Afhankelijk van de vervaldatum van het certificaat wordt de kwaliteitscyclus gestart met een kwaliteitstoets of visitatie. Om met een visitatie te kunnen starten mag het certificaat maximaal 1 jaar verlopen zijn. Een voorbeeld: Het certificaat van de praktijk was geldig tot 10 oktober 2019, dan kan de praktijk tot 10 oktober 2020 alsnog met de kwaliteitscyclus starten. Is het certificaat langer dan 1 jaar verlopen, dan moet opnieuw worden gestart met een kwaliteitstoets. Het is wel belangrijk om te beseffen dat de praktijk in de periode dat het certificaat is verlopen geen recht heeft op een eventueel hoger tarief van de zorgverzekeraars. Uitzondering zijn Zorg en Zekerheid en ENO.

Nieuwe behandellocaties: Ik heb tijdens de looptijd van mijn huidige certificaat nieuwe behandellocaties geopend. Moeten deze locatie tussentijds worden getoetst?

Indien een praktijk nieuwe locaties heeft geopend vallend onder de AGB-code van de hoofdlocatie, tijdens geldigheidsduur van het laatste certificaat, dan dienen deze nieuwe locaties getoetst te worden tijdens de visitatie. Tussentijds toetsen is niet meer nodig.

Gaat de kwaliteitscyclus mij meer tijd en geld kosten?

Nee. Ondanks dat er jaarlijks een contactmoment zal zijn met een auditor, wegen deze inspanningen niet op tegen die van de huidige Kwaliteitstoets. Uit ervaring weten we dat de praktijk voor een audit alle dossiers gaat controleren, wat de nodige tijd kost. Tijdens de visitatie van de Kwaliteitscyclus zal de auditor niet meer at random dossiers controleren. De praktijk selecteert de dossiers die met de auditor worden besproken. Door minder tijd te vragen van de auditor, gaan ook de kosten omlaag.

Wanneer gaat de kwaliteitscyclus in?

Vanaf 2020 wordt de (vrijwillige) Kwaliteitstoets Logopedie vervangen door de Kwaliteitscyclus, daardoor komt de kwaliteitstoets overigens niet te vervallen. De Kwaliteitstoets wordt onderdeel van de kwaliteitscyclus voor praktijken die nog niet in het bezit zijn van een geldig auditcertificaat. Deelname aan de Kwaliteitscyclus is ook op vrijwillige basis.

Hoe is de kwaliteitscyclus tot stand gekomen?

De NVLF heeft, samen met een aantal leden en auditbureaus, gewerkt aan de doorontwikkeling van de kwaliteitstoets. De concept-stukken zijn continu afgestemd met de statutaire commissies SEB en Vakinhoud. Het verenigingsbestuur werd voortdurend op de hoogte gehouden over de voortgang. Ook de zorgverzekeraars zijn regelmatig door de NVLF geĆÆnformeerd over de doorontwikkeling.

Wat is het doel van de kwaliteitscyclus?

Het reflecteren op het eigen handelen en dat van eventuele collegaā€™s en medewerkers in de praktijk, het continu optimaliseren van de professionele beroepshouding en het ontwikkelen van de praktijkvisie in relatie tot kwaliteit, effectiviteit van behandelen en zorginnovatie passend binnen de marktontwikkelingen.

Hoe kan de praktijk de toestemming regelen?

Het is de verantwoordelijkheid van de praktijk om de toestemming te regelen. De praktijk moet zelf maatregelen treffen die daarvoor nodig zijn. Dit kan bijvoorbeeld door in het privacystatement en/of behandelovereenkomst te vermelden dat er door een extern bureau audits worden uitgevoerd en dat gegevens hier anoniem voor worden gebruikt. De patiƫnt moet hier toestemming voor geven; net als voor bijvoorbeeld het aanleveren van data naar een derde persoon (bijv. een meetbureau). Deze verantwoordelijkheid ligt bij de praktijk en niet bij het auditbureau.

Hoe vul je een dossier in wanneer aan twee hulpvragen tegelijk wordt gewerkt , bijvoorbeeld aan stem en aan OMFT?

Als het gaat om twee heel verschillende hulpvragen dan zijn het twee losse behandeltrajecten. Als de hulpvragen met elkaar te maken hebben dan bepaal je samen met de cliƫnt aan welke hulpvraag je eerst gaat werken. Indien mogelijk neem je de andere hulpvraag mee in je korte termijn resultaten.

Binnen welke termijn moeten verslagen worden verstuurd?

Het eindverslag stuur je binnen 60 dagen nadat de laatste behandeling heeft plaatsgevonden. Indien een behandeling langer duurt dan 12 maanden dan rapporteer je minimaal een keer per jaar naar de verwijzer. Op beide verslagen wordt getoetst tijdens de audit. Voor de overige brieven hangt het moment af van de fase van het methodisch handelen en of iemand via DTL komt of niet. Zie voor de details richtlijn logopedische verslaggeving (NVLF, 2010), blz. 7.

Het evaluatiemoment kan niet worden gehaald omdat het kind erg traag reageert op de testen en meer tijd nodig heeft. Hoe los ik dat op?

Je evalueert een behandeling iedere zes maanden (of eerder). Dit staat los van het feit dat iemand niet goed reageert op de behandeling. Dan is het juist misschien wel nodig om eerder te evalueren en bij te stellen. Bekijk hoe de behandeling is verlopen en hoe je de komende zes maanden verder gaat. Je legt dan vast dat het kind traag reageert en meer tijd nodig heeft. Vervolgens bepaal je een nieuw SMART-doel voor (maximaal) zes maanden.

Moeten bij het hoofddoel de termijn EN het aantal te verwachten sessies worden vermeld?

Bij het hoofddoel geef je de periode (max. zes maanden) aan waarbinnen je het doel wilt behalen. Deze periode geef je aan in tijd. Het aantal sessies hoef je niet te verwerken in het hoofddoel, maar dat mag wel. Zolang het maar binnen de termijn van 6 maanden blijft. Verwachte aantal sessies/verwachte duur voor max. 6 maanden is een basisgegeven en dient vastgelegd te worden. Dit kan bij het hoofddoel maar het mag ook ergens anders.

Waarom hoeft het opstellen van een korte termijn resultaat niet SMART, maar wel met een tijdspad?

De korte termijn resultaten zijn een stappenplan om naar je hoofddoel te komen. De korte termijn resultaten hoeven niet SMART en hoeven ook geen tijdspad te bevatten.In de richtlijn Dossiervorming (NVLF, 2016) worden de korte termijn resultaten toegelicht.

Wat te doen als in de toetsperiode van de dossiertoets (6 maanden voorafgaand aan de auditdatum) maar een behandeling is gegeven? Moet het hele dossier dan conform zijn? Welke versie van de criteria wordt dan getoetst?

Het gehele dossier dient in orde te zijn. Maar het is dan wel zo dat er ten tijde van de intake andere criteria van de dossiertoets kunnen gelden dan dat er nu geldend zijn, omdat dit dossier al langer loopt. Je hoeft niet met terugwerkende kracht de nu geldende criteria toe te passen op dat dossier. De criteria die geldend waren ten tijde van de intake worden ook op die intake getoetst. Dus dan kan het zo zijn dat voor Ć©Ć©n dossier twee verschillende criteria worden getoetst. Indien relevant: aangeven waarom er maar een keer is behandeld.

Hoe zijn de richtlijndossiers het best in te vullen? Moet daar een apart document voor worden aangemaakt?

In een dossier moet terug te vinden zijn welke geadviseerde meetinstrumenten en behandeladviezen zijn ingezet. Een apart document is niet nodig; dit leidt tot extra administratie.

De logopedische diagnose, moet ik die in verhaalvorm opstellen?

De onderdelen van de logopedische diagnose hoeven voor de kwaliteitstoets niet in verhaalvorm vastgelegd te zijn. Dit staat in criteria bij de toelichting bij criterium 1.13.

Hoe informeer ik mijn patiƫnten over de WGBO? Dit is een criterium in de kwaliteitstoets.

In de kwaliteitstoets wordt getoetst of u uw patiƫnten informeert over zijn rechten op grond van de WGBO. Het gaat erom dat u patiƫnten daarover informeert bijv. via uw website of een folder. Bij rechten van de patiƫnt op grond van de WGBO moet u denken aan bijvoorbeeld recht op inzage van zijn dossier en de bewaartermijn van gegevens. In de zelfcheck kwaliteitstoets vindt u een link naar de pagina over WGBO op de website van de NVLF. Op die pagina staat een document waarin de patiƫntenrechten beschreven zijn, zie: Patiƫntenrechten

Mag ik afwijken van de 50% aanwezigheidseis van de ouders / verzorgers bij de behandeling?

Zoals bij alle richtlijnen mag je gemotiveerd afwijken van een richtlijn of standaard. Indien er gegronde redenen zijn waarom een van de ouders niet aanwezig kan zijn bij meer dan de helft van de behandelingen dan is dat mogelijk. Dit moet wel een inhoudelijke reden zijn die de behandeling van het kind ten goede komt. Denk hierbij aan slechtere concentratie van het kind als de ouder in de behandelruimte is.

Voor wie geldt de kwaliteitstoets?

Voor alle logopedisten met een eerstelijns overeenkomst. Een praktijk kan zichzelf vrijwillig aanmelden voor een kwaliteitstoets. Een praktijk kan ook geselecteerd worden door een zorgverzekeraar. Hoe een zorgverzekeraar selecteert is vastgelegd in de overeenkomst. Er kan bijvoorbeeld geselecteerd worden op basis van een afwijking (hoger of lager) op het behandelgemiddelde.

Hoe wordt een praktijk door een zorgverzekeraar geselecteerd voor een audit?

Hoe een zorgverzekeraar selecteert is vastgelegd in de overeenkomst. Er kan bijvoorbeeld geselecteerd worden op basis van een afwijking (hoger of lager) op het behandelgemiddelde.

Wordt er bij de kwaliteitstoets getoetst op praktijk- of dossierniveau?

Er wordt op beide getoetst. De praktijk wordt getoetst. Er wordt gekeken naar de praktijkvoering en dossiervoering van alle logopedisten werkzaam in de praktijk. Dit gebeurt zowel op de hoofdlocatie als de eventuele dependances.

Welke eisen worden gesteld aan de auditoren?

De auditoren hebben minimaal een aantal jaren werkervaring en hebben een speciale scholing gevolgd tot auditor. Minimaal 1 van de auditoren is logopedist.

Welke eisen worden gesteld aan de auditbureaus?

De auditbureaus moet gecertificeerd zijn. De NVLF heeft in een overeenkomst het gebruik van de kwaliteitstoets met de auditbureaus vastgelegd.

Wie is eigenaar van de kwaliteitstoets?

De kwaliteitstoets is een kwaliteitsinstrument van de NVLF. De kwaliteitstoets is in samenwerking met de werkgroep kwaliteitstoets ontwikkeld. In de werkgroep zaten zowel leden van de NVLF, als een aantal vertegenwoordigers namens zorgverzekeraars en auditbureaus.

Door hoeveel personen wordt de audit uitgevoerd?

Door twee auditoren. Hiervan is minimaal 1 persoon logopedist.

Vindt de kwaliteitstoets op locatie plaats?

Ja, zowel op de hoofdlocatie als op de dependances. Bij meerdere locaties bepaalt het auditbureau op welke locaties de audit plaatsvindt.

Hoe wordt er omgegaan met de audit als een praktijk meerdere vestigingen heeft?

Bij meerdere vestigingen worden meerdere vestigingen bezocht door het auditbureau. Het auditbureau bepaalt op welke vestigingen de audit gaat plaatsvinden. Afhankelijk van het aantal vestigingen wordt vastgesteld hoeveel vestigingen er worden bezocht.

Hoe worden dossiers voor de toetsing geselecteerd?

De dossiers worden a-selectief getrokken tijdens de audit.

Hoe wordt de privacy gewaarborgd bij dossier controles?

De patiƫntgegevens moeten anoniem aangeleverd worden. Hiermee is de privacy van de cliƫnt gewaarborgd. De dossiers worden a-selectief getrokken tijdens de audit over een van tevoren vastgestelde periode. De auditoren hebben een geheimhoudingsplicht.

Wanneer is de audit negatief en wie bepaalt dat?

De auditoren toetsen aan de hand van de criteria kwaliteitstoets. In de criteria staat beschreven hoe de criteria worden gewogen.

Kun je punten krijgen voor de audit voor het Kwaliteitsregister Paramedici?

Voor het verlenen van medewerking aan een audit kunnen 10 punten worden verkregen ten behoeve van het Kwaliteitsregister Paramedici (KP). Klik hier voor de criteria van het KP.

Wie betaalt de kwaliteitstoets?

Als u zelf de kwaliteitstoets aanvraagt, betaalt u de kwaliteitstoets zelf. Indien de zorgverzekeraars de kwaliteitstoets opnemen in de overeenkomsten en u geselecteerd wordt voor een toets, betaalt de zorgverzekeraar de kwaliteitstoets indien u deze haalt. Indien de kwaliteitstoets niet gehaald wordt dan verbindt de zorgverzekeraar daar consequenties aan, zoals het betalen van de kosten van de audit, volgen van scholing en een nieuwe audit. De kosten hiervoor zijn voor rekening van de praktijk.

Wordt de tijd vergoed die we kwijt zijn aan de kwaliteitstoets?

De kwaliteitstoets toetst minimale wettelijke normen en eisen die noodzakelijk zijn voor goede logopedische zorg. Er zijn geen extra eisen waar u aan moet voldoen. Theoretisch zou het dus zo moeten zijn dat logopedisten al werken volgens de huidige wet- en regelgeving en dat het voldoen aan de kwaliteitstoets geen extra tijd kost.

In hoeverre wordt het kwaliteitsregister en de kwaliteitskring meegenomen in de kwaliteitstoets?

Ingeschreven staan als ā€˜kwaliteitsgeregistreerdā€™ in het Kwaliteitsregister Paramedici is een onderdeel zijn van de toets. Deelname aan een kwaliteitskring zit niet in de toets. Dit is niet verplicht.

Mag een auditbureau alle patiƫntgegevens inzien?

Ja, de gegevens moeten namelijk anoniem aangeleverd worden. Hiermee is de privacy van de cliƫnt gewaarborgd. De dossiers worden a-selectief getrokken tijdens de audit over een van tevoren vastgestelde periode. De auditoren hebben een geheimhoudingsplicht.

Hoe wordt het aantal te toetsen dossiers bepaald voor een instelling die eerstelijnszorg biedt?

Hiervoor gelden dezelfde eisen als bij een eerstelijnspraktijk. Het gaat om het aantal fte*: ā‰¤ 1 fte: 5 dossiers 1 t/m 5 fte: 10 dossiers > 5 fte: 15 dossiers * 1 fte is 40 uur.

Worden alleen dossiers getoetst van behandelingen die zijn afgerond?

Er worden zowel dossiers getoetst van patiƫnten waarvan de behandeling is afgesloten als dossiers van patiƫnten waarvan de behandeling nog niet is afgesloten. 80% van de dossiers betreft niet afgesloten behandelingen en 20% van de dossiers betreft afgesloten behandelingen. Indien er niet voldoende afgesloten dossiers voorhanden zijn, dan kan het percentage van 80% oplopen tot maximaal 100%.

Hoeveel kost een audit?

Een audit wordt uitgevoerd door een auditbureau. Voor de meest actuele kosten van een audit kunt u terecht op de website van het desbetreffende auditbureau. De NVLF werkt samen met de auditbureaus HCA en Kiwa.

Hoe lang is een certificaat geldig?

Een certificaat is twee jaar geldig indien de kwaliteitstoets door de logopedist zelf is aangevraagd. Indien een zorgverzekeraar een kwaliteitstoets heeft laten uitvoeren bij een praktijk is de geldigheid vastgelegd in de overeenkomsten met de zorgverzekeraars. De geldigheid is veelal voor de duur van de overeenkomst.

Vrijwillige kwaliteitstoets gehaald. Daarna nog een verplichte toets?

In theorie kan de situatie voorkomen dat een praktijk die de vrijwillige toets heeft behaald ook in een verplichte toets kan vallen. Het ligt echter niet in de lijn der verwachtingen dat praktijken die de vrijwillige kwaliteitstoets hebben behaald een verplicht audit opgelegd zullen krijgen.

Ik word getoetst door zorgverzekeraar X en haal deze. Kan zorgverzekeraar Y mij opnieuw toetsen?

Ja, theoretisch zou dat kunnen. Bij toetsing aangevraagd door een zorgverzekeraar worden alleen dossiers getoetst van patiƫnten die bij die zorgverzekeraar verzekerd zijn. Bij toetsing aangevraagd door een andere zorgverzekeraar worden dus andere dossiers getoetst. Het is juridisch niet mogelijk om in deze situatie de behaalde resultaten tegen elkaar weg te strepen.

Wat zijn de consequenties als ik de toets, aangevraagd door mijzelf, niet haal?

U bent zelf vrij om te bekijken wat u gaat doen om, de punten waarop u niet goed heeft gescoord, te verbeteren. Ook is het uw eigen keuze of u al dan niet een nieuwe audit laat plaatsvinden. De NVLF biedt scholing aan waarvan logopedisten gebruik kunnen maken om zichzelf te verbeteren.